Gemeinsame Spielregeln fürs Home Office
Zusammenarbeiten obwohl sich die Teammitglieder nicht ständig vor Ort treffen wird immer mehr zum Standardfall in Organisationen. Viele arbeiten seit dem 1. Lockdown im März 2020 zeitweise oder dauerhaft von zu Hause aus. Die Distanz war anfangs nicht spürbar, viele Organisationen konnten einen starken Zusammenhalt spüren und waren produktiver als zuvor. Je länger die Distanz jedoch aufrecht bleibt, desto mehr kommen die Stärken und Schwächen der Kooperationsform zum tragen.
Virtuelle Teams brauchen spezielle Aufmerksamkeit und Tools, die für Klarheit und Sicherheit sorgen. Was in Präsenz quasi nebenbei passiert, ist im virtuellen Raum auf andere Weise möglich zu machen: Es geht um Themen wie Zusammenhalt, Zugehörigkeit, Vertrauen und gleichzeitig Transparenz, Performancemessung und Ergebnisorientierung
Orientierung durch einen Code of Ethics
Mit einem Code of Ethics schaffen Sie Klarheit auf viele Fragen, wie z. B.: Was genau wird von mir erwartet? Wann soll ich online sein, wann kann ich einen Spaziergang machen und wie genau bleiben wir in Kontakt? Diese Fragen stellen sich KollegInnen im Home Office andauernd. Daher empfiehlt es sich sie konkret anzusprechen und zu diskutieren, gemeinsam Spielregeln zu vereinbaren und schriftlich festzuhalten. Das gibt Sicherheit und Berechenbarkeit.
Beinhalten soll der Code of Ethics zum Beispiel folgende Punkte:
- Kernarbeitszeiten: wann sollten alle online sein (genaue Zeitangabe)
- Kommunikationsregeln: wie verhalten wir uns in virtuellen Meetings, wann ist die Kamera an, wann aus, wie stellen wir Pünktlichkeit sicher, verwenden wir Headsets u. v. m.
- Wenn es Missverständnisse gibt, wie klären wir diese (bilateral, Telefonat sobald wie möglich, 4-Augen-Videokonferenzen, etc.)
- Wenn sich Konflikte anbahnen – wie gehen wir vor (sprechen wir sie an, gibt es ein Eskalationsprozedere, melden wir sie der Führungskraft etc.)
- Check in und Check out (wie kommunizieren wir, dass wir online und offline sind)
- Ab wann darf morgens frühestens gearbeitet werden?
- Wie wollen wir die individuelle Situation jedes und jeder Einzelnen berücksichtigen (Home Schooling, beengte Arbeitssituation etc.)
- Ab wann ist Schluss mit online-sein?
- Wie lange soll die Reaktionszeit sein
- auf Emails
- auf Anrufe
- auf Anfragen
- Wie halten wir die Verteiler schlank, sodass wir die email-Flut für alle eindämmen?
- Wie treffen und dokumentieren wir Entscheidungen und wie informieren wir darüber?
- und vieles mehr
Wichtig ist dabei nicht nur was hier festgelegt wird, sondern vor allem der Weg dazu: Beteiligung aller Betroffenen ist der ausschlaggebende Erfolgsfaktor. Einerseits ist so sicher, dass alle relevanten Punkte diskutiert werden und andererseits steigt die Akzeptanz und damit die Sicherheit, dass der Code of Ethics umgesetzt wird.
Umsetzen und Einfordern
Jeder und Jede ist aufgefordert, den Code of Ethics einzuhalten und die Einhaltung auch von den anderen einzufordern. So füllt man ihn mit Leben und hat Klarheit und Sicherheit bezüglich der Erwartungen an die Kooperation und Leistungsbereitschaft.
Einmal ausverhandelt empfiehlt es sich ein „lebendiges Dokument“ aus dem Code of Ethics zu machen. Zumindest halbjährlich ist er einem Review zu unterziehen:
- was davon funktioniert gut
- was passt weniger gut zu unserer aktuellen Zusammenarbeit
- wo können wir Verbesserungen einbauen, wo nachschärfen
- was passt nicht mehr und wird gestrichen
- was gehört neu geregelt
Wenn Sie zu Beginn des ersten Lock Downs einen solchen Code erstellt haben, dann ist es jetzt an der Zeit eine Review-Runde zu drehen. Lernen Sie mit Ihren KollegInnen aus den bisherigen Erfahrungen und adjustieren Sie was nötig ist.
In meinem online-Workshop „Führen auf Distanz“ erarbeiten und diskutieren Sie auch die Eckpunkte für den Code of Ethics und entwerfen einen solchen für Ihr Team: mehr dazu finden Sie unter diesem Link: Führen auf Distanz | Trigon
Gutes Gelingen, alles Gute und Gesundheit!
Erika Karitnig
Senior Partner
Trigon Entwicklungsberatung