VOPA als Antwort auf VUKA
Teil 4: "A" wie "Agilität"
VUKA ist das Akronym, das die Wendezeit beschreibt, die wir gerade miterleben. Das V steht für Volatilität, U für Unsicherheit, K für Komplexität und A für Ambiguität. Die Dynamik der Veränderung hat in den letzten Jahren rasant an Tempo zugelegt. Auch die Natur des Wandels hat sich verändert. Gesellschaftliche, wirtschaftliche und technologische Veränderungen haben für eine Beschleunigung in der Entwicklung gesorgt, mit der man kaum noch schritthalten kann. Disruptive Veränderungen geben der Welt einen neuen Anstrich. Um mit den Herausforderungen dieser VUKA Welt zurechzukommen braucht es neue Strategien, neue Denkweisen und Handlungsmuster. Eine Möglichkeit dafür ist VOPA!
VOPA als Antwort auf VUKA
VOPA ist das Akronym, das Handlungsempfehlungen für das Leben in der VUKA-Welt beschreibt: V steht für Vernetzung, O für Offenheit, P für Partizipation und A für Agilität. Teil 4 dieser Artikelserie beschäftigt sich mit der vierten Handlungsempfehlung: „A“ wie „Agilität“.
„A“ wie AGILITÄT
Agil sein heißt, sich schnell auf neue Bedingungen einstellen, Veränderungen rasch implementieren. Von IT Projektteams kann man sich agile Methoden wie z. B. SCRUM abschauen: Veränderungen in kleinen Schritten vornehmen, laufend Feedbackschleifen einbauen, nach jedem vollendeten Schritt den nächsten ins Auge fassen und ggf. adaptieren, Entscheidungen ausprobieren, prüfen und eventuell verwerfen. Scrum-Prinzipien übertragen auf Projektteams versprechen nicht nur ein hohes Maß an Agilität sondern auch ein Maximum an Flexibilität und Motivation
1. Was gehört zum agil-sein dazu
Hierarchie und Standardisierung funktionieren in der VUKA-Welt nicht. Agiltät ermöglicht schnelleres Reagieren auf sich ändernde Rahmenbedingungen und individuelle Kundenanforderungen. Konkret erreichbar ist diese Agilität über das Mittel der Selbstorganisation. Teams, die sich selbst organsieren und Entscheidungen in ihrem Einflussbereich eigenständig treffen erzielen deutlich kürzere Reaktionszeiten und einen hohen Individualisierungsgrad. Jeder einzelne denkt mit, übernimmt Verantwortung und handelt im Sinn der Sache. Es braucht dafür einen Rahmen, abgesteckte Grenzen und eine Kultur des Zutrauens genauso wie laufendes Feedback zur Weiterentwicklung. Agil handeln heißt Schritt für Schritt vorgehen – Entscheidungen treffen – Ausprobieren – Rückschau halten und den nächsten Schritt setzen. So lange bis ein gewünschtes Ergebnis erreicht ist.
2. Was bedeutet das für die Organisation
Agile Organisationen zeichnen sich durch starke Kundenorientierung aus. Prozesse und Strukturen werden hinterfragt und möglichst auf ein Minimum reduziert. Mitarbeiter sollen eigenverantwortlich handeln und nicht durch unnötige Vorschriften und Strukturen davon abgehalten werden, Lösungen zu finden. Es herrscht ein Klima der Offenheit und Wertschätzung. Agil arbeiten heißt weniger planen und dafür mehr ausprobieren. Dazu braucht es einen konstruktiven Umgang mit Fehlern. Fehler müssen erlaubt sein, sie werden als wesentliche Feedbackquelle verstanden. Wichtig ist, daraus zu lernen und offen damit umzugehen. Führung bedeutet in agilen Teams „Empowering statt Controlling„: vertrauen, fördern, helfen, statt kontrollieren. Führung konzentriert sich deutlich stärker auf Leadership als auf Management: Visionen vermitteln, Ziele vorgeben, das „Warum“ erklären und Rückendeckung geben. Feedback und situationsangepasste Kommunikation werden die wichtigsten Managementtools. Auf Status und Macht gilt es zunehmend zu verzichten. Beides ist der Sache nicht dienlich, ebenso wenig wie das Einzel-Eckbüro. Besser sitzt man mitten drin und ist Teil des Geschehens. Es gilt ein vertrauensvolles Klima zu erzeugen, Konflikte zu managen und Entwicklung voranzutreiben.
3. Agilität immer und überall?
Agilität braucht es nicht immer und überall! Gefragt ist sie dort, wo VUKA-Bedingungen vorherrschen. Ob das der Fall ist, hängt von der jeweiligen Situation und den Bedingungen ab. 4 mögliche Zustände sind unterscheidbar.
Bei kausalen Bedingungen, wo Ursache und Wirkung klar zusammenhängen, sind standardisierte Prozesse überlegen. Denken Sie an die Belegung von Besprechungszimmern oder das Erstellen eines Dienstplans. Hier bedarf es keiner Kreativität oder Innovation sondern guter Organisation und strikter Prozesstreue. Kausale Prozesse sind typischerweise jene, die mittles Digitalisierung effizienter gemacht werden.
Kompliziert sind Situationen dann, wenn Ursache und Wirkung nicht offensichtlich erkennbar sind. Typischerweise ist das ein Fall für Experten. Eine Zerlegung von Prozessen in Einzelteile ist hier oft hilfreich und bleibt weiter probates Mittel zur Aufgabenbewältigung. Denken Sie an klassische Produktionsbetriebe, bei denen Standards einzuhalten sind.
Komplexe Situationen zeichnen sich dadurch aus, dass Ursache und Wirkungsprinzipien außer Kraft gesetzt sind. Sie können Impulse setzten, wissen aber nicht genau wie das System reagiert. Von vornherein lässt sich der Output nicht erahnen: echte VUKA-Bedingungen also. Denken Sie an Firmenzusammenschlüsse oder Innovationsprozesse. Hier ist geringe Planbarkeit gegeben. Ein klarer Fall für agile Methoden, Denk- und Handlungsmuster.
Die vierte Möglichkeit stellen chaotische Zustände dar. Hier ist jede Logik außer Kraft gesetzt. Stellen Sie sich eine Situation vor, bei der es durch eine technologische Innovation zu einer disruptiven Veränderung kommt – von heute auf morgen sind alte Produkte/Dienstleistungen überholt und werden nicht mehr benötigt. Im Chaos gilt es zu allererst die Schockstarre zu überwinden um gleich anschließend agile Methoden zur Lösungsentwicklung einzusetzen.
Agilität braucht es also nicht immer und überall, sondern nur bei VUKA-Bedingungen. Diese begegnen uns immer häufiger im beruflichen Kontext. „Beidhändigkeit“ ist folglich gefragt, genauso wie die Fähigkeit Bedingungen und deren Planbarkeit richtig einzuschätzen um dann adäquat zu reagieren. Bei Planbarkeit – lean management nach Standards und Prozessen; bei VUKA-Bedingungen Agilität.
Das waren einige Ideen zum Thema „Agilität“ in der VUKA-Welt. Überlegen Sie sich Ihre individuelle Strategie. In welchen Bereichen herrscht bei Ihnen VUKA vor und wo nicht. Und wie immer gilt der Tipp: machen Sie kleine Schritte vorwärts! Agilität ist nichts, was man von heute auf morgen einfach so umsetzt. Es ist vielmehr eine Haltung, ein neues Denkmuster, das man sich langsam antrainiert. Agile Methoden helfen dabei, die entsprechenden Muster zu verinnerlichen. Geben Sie sich ausreichend Zeit und bleiben Sie dran!
Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und viel Spass dabei!
Erika Karitnig
