VOPA als Antwort auf VUKA
Teil 3: "P" wie "Partizipation"
VUKA ist das Akronym, das die Wendezeit beschreibt, die wir gerade miterleben. Das V steht für Volatilität, U für Unsicherheit, K für Komplexität und A für Ambiguität. Die Dynamik der Veränderung hat in den letzten Jahren rasant an Tempo zugelegt. Auch die Natur des Wandels hat sich verändert. Gesellschaftliche, wirtschaftliche und technologische Veränderungen haben für eine Beschleunigung in der Entwicklung gesorgt, mit der man kaum noch schritthalten kann. Disruptive Veränderungen geben der Welt einen neuen Anstrich. Um mit den Herausforderungen dieser VUKA Welt zurechzukommen braucht es neue Strategien, neue Denkweisen und Handlungsmuster. Eine Möglichkeit dafür ist VOPA!
VOPA als Antwort auf VUKA
VOPA ist das Akronym, das Handlungsempfehlungen für das Leben in der VUKA-Welt beschreibt: V steht für Vernetzung, O für Offenheit, P für Partizipation und A für Agilität. Teil 3 dieser Artikelserie beschäftigt sich mit derdritten Handlungsempehlung: „P“ wie „Partizipation“.
„P“ wie PARTIZIPATION
Im Arbeitsalltag sollte der entscheiden, der am meisten betroffen ist – je kleinteiliger dabei die Entscheidungsmacht organisiert ist, desto kürzer die Reaktions- und Implementierungszeit. Führungskräfte geben nach wie vor das große Bild und die langfristige Strategie vor, das daily business wird aber von der Mannschaft im Alleingang organisiert. Delegation ist das Schlüsselwort, Verantwortung muss übergeben und übernommen werden.
1. Partizipation beginnt bei der Zielsetzung
In einer Welt der ständigen Veränderung ist Eigenmotivation ein Schlüssel zum Erfolg. MitarbeiterInnen sollen selbständig handeln, Entscheidungen treffen und das im Sinne der Organisation.
Eine gute Basis dafür ist ein gemeinsamens „WHY“. Das „WHY“ gibt Auskunft darüber, warum es die Organisation gibt, wofür sie brennt, was sie erreichen soll. Dabei geht es nicht um das Produkt oder die Dienstleistung die angeboten wird, sondern um den höheren Sinn. Zu wissen „warum“ motiviert morgens aufzustehen und in die Arbeit zu gehen. Der höhere Sinn der Arbeit wird speziell von der Generation Y aktiv eingefordert. Wichtig ist das WHY aber für alle Menschen einer Organisation. Es verbindet, gibt Orientierung und dient als Kompass.
Abgeleitet vom WHY werden üblicherweise mittelfristige Ziele – sogenannte MOALS (mid term goals) festgelegt. In einer Welt der ständigen Veränderung sind die MOALS die Meilensteine, die zur Erfüllung des WHY im nächsten Jahr erreicht werden sollen. Erst jetzt wird es konkret, um der ständigen Veränderung Rechnung zu tragen. Mit der agilen Methode Objectives & Key Results (kurz OKR) werden für ca. 3 Monate „Objectives“ festgelegt, die zeigen wohin man in diesem Zeitraum kommen will. Zu jedem Objective gibt es dann 4 bis maximal 5 Key Results, also konkrete Ergebnisse die erreicht werden sollen.
Partizipation in der Zielsetzung bedeutet, dass die Bereiche, Abteilungen und Teams bis hin zum Einzelnen sowohl die Objectives als auch die Key Results für das jeweils kommende Quartal selbst festlegen. Im Sinne des WHY entscheiden Sie selbst, was die wesentlichen Schritte sind und auch welche Art und Weise sie dorthin gelangen möchten. Ein Maximum an Effizienz und Motivation ist so erreichbar.
2. Delegation - aber richtig
Viele Führungskräfte delegieren erst dann, wenn sie selbst die Aufgaben nicht mehr schaffen. Dann schieben sie schnell mal eine Task an die MitarbeiterInnen weiter mit der Aufforderung, das genauso zu erledigen, wie man es selbst gemacht hätte. So funktioniert Delegation naturgemäß schlecht!
Für Delegation braucht es Zeit, Planung und Vertrauen. Zeit um festzulegen, was delegiert werden kann, in welchen Ausmaß und welches Ergebnis erwartet wird. Planung um festzulegen an wen delegiert wird. Idealerweise wird delegiert, sodaß MitarbeiterInnen Schritt für Schritt mehr Verantwortung übernehmen, gefordert aber nicht überfordert sind. Außerdem hängt es von der Reife der Person ab, wie delegiert wird. Übergibt man vollständige Aufgaben ohne Kontrolle und laufende Durchsicht, dann sollte das Gegenüber erfahren und selbstbewußt genug dafür sein. Handelt es sich um eine weniger ausgereifte Person/Persönlichkeit, sind Unterstützungsmaßnahmen in Form von laufenden Feedback-Sitzungen zu planen und einzuhalten.
Delegation soll nicht nur Tasks sondern auch Entscheidungsmacht verteilen. So erreicht man in Organisationen ein Maximum an Selbstverantwortung und Selbstorganisation und damit einhergehend Zufriedenheit sowie Reaktionsschnelligkeit.
3. Partizipation auch in strategischen Fragen?
Dieser Punkt ist umstritten. Es gibt Organisationen, die auch bei strategischen Weichenstellungen die MitarbeiterInnen miteinscheiden lassen, für andere ist das undenkbar. Ich rate hier zu einer sehr individuellen Vorgangsweise: delegieren Sie dort, wo es nützlich ist und beide Seiten nicht überfordert werden. Auch Selbstorganisation braucht in den meisten Fällen Führung und eine Vorgabe, in dessen Rahmen sie ihre Kraft entfalten kann. Führungskräfte bleiben in jedem Fall jene Treiber, die Entwicklung voranbringen, das „WHY“ immer wieder in den Fokus rücken und üblicherweise auch die Richtung vorgeben.
Wenn Sie sich fragen, wie weit in Ihrer Organisation Partizipation vorherrscht, dann fragen Sie am besten die MitarbeiterInnen. Sie werden das exakt beantworten.
Das waren einige Ideen zum Thema „Partizipation“ in der VUKA-Welt. Überlegen Sie sich Ihre individuellen Partizipations-Strategien und Maßnahmen, die Sie in der VUKA Welt weiterbringen. Und wie immer gilt der Tipp: machen Sie kleine Schritte vorwärts!
Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und viel Spass dabei!
Erika Karitnig
